書類・PDF仕事を片付ける

オープニング：地味に時間を奪う書類仕事▶ 0:00から見る

こんにちは、しゅうへいです。あまり話題にならないけれど、地味に時間を奪うのが、書類まわりです。

PDFを1枚ずつ画像にする、資料の体裁を整えて配る、録音から議事録を起こす。派手さはないのに、毎回発生します。

PDFを1枚ずつ、JPEGにしてもらう▶ 0:15から見る

PDFの画像化は、ぼくが実際に、面倒くさいと思っていた作業です。10枚のスライドPDFを、1枚ずつのJPEGにしてもらったときは、画質もそのままで出てきて、感動しました。

自分でやると、開いて、書き出して、名前をつけて、を枚数分繰り返します。1枚あたりは短いのに、ほかの書類仕事と重なると後回しになっていく作業です。しかも、こういう作業は誰かに頼みにくいです。説明する手間の方が長い気がして、結局自分でやってしまいます。

面談まわりが一番効いている▶ 0:43から見る

もっと効いているのが、面談まわりです。ぼくの環境では、一度仕組みを作ってからは、面談が終わると、何もしないうちにPDFができています。

録音の文字起こしを取りに行って、内容をまとめて、資料の形にするところまで進みます。できたPDFを読んで、相手に渡すのは自分です。そこは残っています。

面談のあとに机に戻って、まとめ直す、という動作自体がなくなりました。記録を残す作業が後回しになると、内容もだんだん薄くなります。終わった時点で形になっていると、そこが起きません。

実数：面談10件で50分がなくなった▶ 1:12から見る

効果を量で言うと、面談1件あたり5分、10件で50分ほどかかっていた作業が、そのままなくなりました。同じ仕組みで、研修の長い録音も、資料の形にしました。

ぼくが4時間の録音を処理したときは、特に差を感じました。自分でやると、長いものほど後回しにしてしまうので、そこも助かっています。後回しにした録音は、そのまま聞き返さないまま残ります。資料の形になっていれば、あとから探せる状態で残ります。

正直な話：中身は保証されない▶ 1:39から見る

誤解しないでほしいのは、AIが中身を保証してくれるわけじゃない、ということです。渡す前に読むのは自分です。

作らせたまま放置しないのは、ここでも同じです。形が整っているものほど、中身を疑わずに渡してしまいやすいので、そこは気をつけています。

持ち帰り：フォーマットを整えるだけの作業を1つ▶ 1:54から見る

今日の持ち帰りです。自分の仕事で、フォーマットを整えるだけの作業を1つ挙げてください。中身を考える作業ではなくて、形を揃えるだけの作業です。そこは、いちばん先に渡せる場所になります。

ここでは無料で全て出しているので、学んでいってください。なお、この講義の音声はAIで生成しています。